Sicherheit & Datenschutz

Datenschutz gehört ins Produkt, nicht auf eine Unterseite.

HeyCRM führt Daten, die empfindlich sind: Kunden, Gespräche, Post. Deshalb ist der Schutz eingebaut, nicht nachgereicht. Hier steht in Worten, was die Datenschutzerklärung in Paragrafen sagt.

Ein Unternehmen, eine Datenbank

Jedes Unternehmen hat seine eigene Datenbank und seinen eigenen Datenordner. Nichts wird mit anderen Kunden geteilt, keine Abfrage sieht über die Grenze.

Verschlüsselte Zugänge

Passwörter zu Postfächern, Kalendern und KI-Anbietern liegen verschlüsselt mit einem Hauptschlüssel, der nicht in der Datenbank steht – auch in der Datensicherung.

Rechte und Protokoll

Wer was sieht, bestimmen Gruppen und ein Rechtekatalog. Jeder Eingriff steht im Protokoll – auch die Vertretung „Anmelden als“ mit beiden Namen.

Was eingebaut ist

Sperren nach Art. 21 DSGVO — Widerspricht ein Kontakt, sperren Sie ihn mit einem Klick und Begründung. Gesperrte werden nie angereichert, nie angerufen, nie angeschrieben; der rote Banner steht in der Akte und auf der Anrufkarte.
Datensicherung mit Rückweg — Komplette Archive von Hand und nach Zeitplan. Das Zurückspielen schreibt zuerst eine Sicherheitskopie des Ist-Zustands.
Datenexport jederzeit — Kontakte als CSV und VCF, Dokumente als ZIP, die Sicherung als Datei. Beim Ausstieg nehmen Sie alles mit.
Externe Bilder erst auf Klick — Zählbilder in Newslettern verraten nicht, wann Sie gelesen haben.
Betreiberkonsole mit zweitem Faktor — Wer die Unternehmen verwaltet, braucht Passwort und Code aus einer Authenticator-App. Die Konsole sieht keine Kontakte, keine Post, keine Dokumente – sie verwaltet Arbeitsbereiche.
Keine Cookies von Dritten — weder auf dieser Website noch in der Anwendung. Schriften und Skripte kommen vom eigenen Server.

Was Sie selbst in der Hand haben

KI an oder aus — Ohne KI-Anbieter geht kein Text an ein Sprachmodell. Sie wählen den Anbieter, sein Modell und sein Budget – oder tragen eigene Schlüssel ein.
Was die KI lesen darf — „E-Mail-Inhalte auswerten lassen“ ist ein Schalter. Aus heißt: Der Agent sieht Betreff und Absender, nicht den Text. Die Anreicherung schickt Firma, Anschrift, Website und Branche, keine Personennamen aus dem Bestand.
Protokoll der KI — Jede Anfrage als Datei, mit Detailstufe und Aufbewahrung. Sie sehen, was hinausging und was zurückkam.
Verknüpfung der Post — Der Inhaber eines Postfachs entscheidet, ob Kollegen in der Akte nur die Zeile, den Betreff oder die ganze Nachricht sehen.
Aufnahme von Gesprächen — Als Vorgabe aus. Wer sie einschaltet, trägt Einwilligung und Aufbewahrung; der Schalter sagt es.
Leseprotokoll der Dokumente — Als Vorgabe aus; eingeschaltet steht im Verlauf, wer ein Dokument angesehen hat.

Wohin Daten gehen

Jeder Dienstleister hat einen Grund – und einen Schalter.

HeyCRM läuft auf Servern in Deutschland. Darüber hinaus bekommt nur der Daten, den Sie einschalten. Die Datenschutzerklärung nennt jeden mit Anschrift und Vertrag.

HostingAnwendung, Datenbanken, Dokumente, Sicherungen		Deutschland · Auftragsverarbeitung
SIP-ServerTelefon im Browser: Signalisierung und Sprache der Anrufe; Aufnahmen nur, wenn eingeschaltet		Frankfurt am Main · nur mit Telefon im Browser
TelefonanlageAufbau der Gespräche, Rückmeldung, Abschriften		Ihr Anlagenbetreiber (questnet)
Google, MicrosoftPostfächer per Anmeldung – HeyCRM liest und sendet in Ihrem Auftrag		nur mit eingerichtetem Postfach
Google Maps, Das ÖrtlicheRecherche: Branche und Ort als Suchwort, nichts aus Ihrem Bestand		nur mit Paket KI
KI-AnbieterOpenRouter, Ollama Cloud, Perplexity – oder Ihre eigenen Schlüssel		Wahl und Standort prüft Ihr Administrator

Zum Vertrag gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Fragen dazu beantworten wir vor dem Vertrag, nicht danach.

Nachlesen

Die Paragrafen stehen daneben.

Datenschutzerklärung, Impressum und AGB sind kurz gehalten und sagen, was sie meinen. Wer eine Frage hat, die dort nicht beantwortet ist, schreibt uns.

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