Überblick
HeyCRM ist eine Anwendung für die Kontakte, Post, Termine und Telefonate
Ihres Unternehmens – gemeinsam für alle Benutzer. Links steht die
Seitenleiste mit den Bereichen, oben die
Kopfleiste mit der Suche über alles, dieser Hilfe, den
allgemeinen Einstellungen und dem Menü zum eigenen Konto.
- Seitenleiste: Dashboard, Kontakte, Anrufliste, E-Mail,
Kalender, Recherche, Gruppen, Import, Export, Benutzer. Was Sie nicht
sehen, dürfen Sie nicht – die Leiste zeigt nur, wofür Sie ein Recht
haben.
- Kopfleiste: das Suchfeld mit der Lupe, das Fragezeichen
für diese Hilfe, das Zahnrad für die Einstellungen und das
Kopfsymbol für Ihr Konto. Hinter dem Zahnrad steht alles, was sich
einstellen lässt – für jeden das Eigene, für Verwalter zusätzlich das,
was für alle gilt.
- Helles und dunkles Thema: Der Schalter mit Sonne und Mond
steht unten in der Seitenleiste. Die Post wird immer hell gezeigt –
Mails sind für weißen Grund geschrieben.
- Telefon: Auf dem iPhone lässt sich HeyCRM zum
Home-Bildschirm hinzufügen und läuft dann wie eine App. Beim ersten
Aufruf in Safari erklärt ein Begrüßungsschirm die drei Schritte
(Teilen-Zeichen → Zum Home-Bildschirm → Hinzufügen);
Nicht erneut anzeigen lässt ihn wegbleiben. Starten kann die
Anwendung das Hinzufügen nicht – iOS erlaubt es nur über das
Teilen-Menü. Die Seitenleiste klappt über das Menüsymbol links oben
auf; in der Post nimmt eine geöffnete Nachricht den ganzen Schirm,
das Kreuz rechts oben führt zur Liste zurück.
Anmelden und das eigene Konto
Anmelden, Passwort
Sie melden sich mit Benutzername und Passwort an. Muss das Passwort
geändert werden, verlangt die Anwendung das vor allem anderen. Das eigene
Passwort ändern Sie über das Zahnrad → Profil. Die
Leiste oben auf der Anmeldeseite führt zurück auf die Website: Marke,
Funktionen, Preise und
Kennenlernen.
- Einstellungen: führt zum Zahnrad, zum Bereich
Profil – Passwort ändern und die eigenen Rechte nachsehen.
Alles Weitere – Meine Telefonie, die Anzeige der Post,
Apple-Konten – steht ebenfalls dort, siehe
Einstellungen.
- Warteschlange und Kosten: die laufende
Anreicherung und was sie gekostet hat (siehe
Anreicherung).
- Datensicherung, Protokoll, Benutzer, Datenbank: Verwaltung,
nur mit den entsprechenden Rechten.
- Anmelden als: die Stellvertretung. Ein Administrator
oder ein Benutzer mit dem Recht dazu arbeitet vorübergehend im Konto
eines anderen. In der Kopfleiste steht dann dauerhaft „als
Vertretung", und ein Klick darauf führt zurück. Alles, was in
Vertretung geschieht, steht im Protokoll.
- Abmelden.
Dashboard
Die Startseite zeigt, was heute ansteht: Heute (Termine des
Tages), die Wiedervorlage mit heute fälligen und überfälligen
Aufgaben, Später fällig, die letzten Notizen
und die ungelesenen E-Mails aus allen Ihren Postfächern.
Die Abschnitte klappen auf und zu; wie Sie sie lassen, merkt sich die
Anwendung. Die Zahl neben „Dashboard" in der Seitenleiste ist die Zahl der
fälligen Aufgaben.
Eine Zeile unter Ungelesene E-Mails klappt die Nachricht darunter auf –
wie im Reiter E-Mails der Akte und mit denselben Knöpfen in der
Kopfzeile. Als gelesen gilt sie dadurch nicht; die Liste wäre sonst nach einem
Blick leer. Dafür ist der Punkt links neben dem Absender da: Er schaltet gelesen
und ungelesen in beide Richtungen. „Alle Ungelesenen" öffnet sie zusammen im
Postfach.
Kontakte
Die Liste
Alle Kontakte, die Sie sehen dürfen (siehe Gruppen).
Die Suche oben findet Firma, Person, Ort, PLZ, Branche und die Metadaten wie
Adresse oder Rufnummer. Daneben filtern Sie nach Gruppe und Branche und
stellen ein, wie viele je Seite stehen. Die Spaltenköpfe sortieren.
- Suchen in: Der Knopf mit den drei Punkten vor dem
Suchfeld sagt, welche Felder die Suche durchsucht. Vorausgewählt sind
alle; wer einschränkt, sieht die Zahl am Knopf. Die Auswahl bleibt in
diesem Browser und gilt auch für „alle dieser Ansicht". Welche Felder
überhaupt zur Wahl stehen, legt der Administrator je Feld fest
(Einstellungen → Felder → In der Suche berücksichtigen).
- Auswahl: Ein Haken am Anfang jeder Zeile, „Alle
auswählen" für die Seite. Für die Auswahl gibt es
Anreichern, Gruppen ändern,
Löschen und In die Exportmappe.
- Exportmappe: Ein Korb, in den Sie Kontakte legen, um sie
gesammelt zu exportieren – über Seiten und Suchen hinweg. „Eingelegte
ausblenden" nimmt sie aus der Ansicht, solange Sie zusammenstellen.
- Kontakt anlegen: Firma oder Nachname ist Pflicht, sonst
nichts. Anrede (Herr/Frau), Ansprechpartner, Branche, Anschrift und
Notiz. Rufnummern, Mailadressen und Webseiten kommen als Metadaten
dazu.
- Dubletten: Beim Anlegen und Importieren warnt die
Anwendung, wenn es die Firma oder die Mailadresse schon gibt.
- Zeilen oder Spalten: Der Umschalter in der Leiste
wechselt zwischen der gewohnten Liste und einer Tabelle mit
einer Spalte je Feld. Welche Spalten, sagt das Menü daneben;
gezeigt wird je Feld der maßgebliche Wert. Ein Klick auf den
Spaltenkopf sortiert, Ziehen ordnet die Spalten um, der rechte Rand
des Kopfes zieht die Breite (Doppelklick setzt sie zurück). Alles
bleibt am Arbeitsplatz gespeichert. Auf schmalen Bildschirmen gilt
weiter die Kartenansicht.
Die Akte
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Akte. Oben stehen Name, Branche und
Ort, daneben die Knöpfe E-Mail schreiben (öffnet den
Schreibdialog von HeyCRM mit dem Kontakt als Empfänger), Bearbeiten,
Sperren und Löschen. Auf schmalen
Bildschirmen zeigen sie nur ihr Zeichen – der Name steht im Tooltip.
- Sperren: der Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Ein gesperrter
Kontakt wird nicht angereichert, nicht angerufen und in Serien nicht
angeschrieben. Der Hinweis steht rot ganz oben, mit Begründung, und
seine Zeile in der Liste ist rot. Löschen entfernt ihn samt Sperre –
eine spätere Recherche kennt den Widerspruch dann nicht mehr.
- Klick auf eine Adresse: Ein kleines Menü fragt, womit
geschrieben wird – In HeyCRM schreiben (Vorlagen, Signatur, die
Nachricht landet an der Akte) oder E-Mail-Programm (Ihr
gewohntes Programm auf dem Rechner). Wer hier nicht senden darf,
landet mit einem Klick gleich im Mailprogramm.
- Metadaten: Rufnummern, Mailadressen, Namen, Webseiten und
Freitexte in beliebiger Zahl, gegliedert nach Art, nach
Fund oder nach Feld. Ein Wert je Art ist der
maßgebliche („Haupt-…") – er steht in Listen und Vorlagen.
Hinzufügen legt einen an; jeder lässt sich ändern, als
maßgeblich setzen oder entfernen. Welche Felder es gibt, steht unter
Felder.
- Anreichern: Der Aufklappknopf über den Metadaten sucht
mit einer gewählten Aufgabe im Internet nach weiteren Angaben. Was
gefunden wird, steht als Vorschlag in den Läufen darunter –
erst ein Klick macht daraus ein Metadatum. Vorschläge mit Sicherheit
„hoch" lassen sich gesammelt übernehmen.
- Reiter: E-Mails (die Post mit diesem Kontakt, aus
allen verknüpften Postfächern), Termine (kommende zuerst,
„Termin anlegen" führt in den Kalender mit dem Kontakt vorbelegt),
Anrufe (Protokolle und Gesprächsabschriften), Notizen,
Aufgaben (mit Fälligkeit, erledigt oder offen),
Gruppen.
- Post lesen, ohne die Akte zu verlassen: Ein Klick auf eine
Zeile im Reiter E-Mails klappt die Nachricht darunter auf, ein
zweiter Klick schließt sie wieder; es ist immer nur eine offen. In der
Kopfzeile stehen Antworten, Allen antworten, Weiterleiten und
Im Postfach öffnen – Löschen, Verschieben und Markieren
gibt es nur dort. Als gelesen wird dabei nichts markiert: Was im
Postfach ungelesen war, bleibt es. Post aus dem Postfach eines Kollegen
lässt sich nur öffnen, wenn er sie freigegeben hat; der Zugriff steht in
seinem Protokoll. Wie hoch eine Nachricht aufgeht, stellen Sie unter
Zahnrad → E-Mail → Anzeige ein.
- Gelöschte Post: Was Sie in einem anderen Mailprogramm
löschen oder verschieben, verschwindet auch hier – aus der Akte, aus der
Suche und von der Startseite. HeyCRM merkt es beim regelmäßigen Abgleich
(Vorgabe: stündlich) und sofort, wenn Sie eine solche Nachricht öffnen:
Dann meldet es „Diese Nachricht gibt es nicht mehr" und nimmt sie im
selben Zug aus dem Bestand.
Anrufliste und Telefonie
Die Anrufliste zeigt alle Anrufe aller Benutzer – ausgehend und
eingehend, mit Suche, Richtung und Benutzer als Filter. Ein Anruf gehört
zu einem Kontakt; ein eingehender, den die Anlage noch keinem zuordnen
konnte, lässt sich über „Anruf zuordnen" nachtragen.
- Anrufen: In der Akte steht neben jeder Rufnummer ein
Hörer. Die Anlage baut das Gespräch auf und ruft dann Sie an. Wie oft
je Stunde jemand anrufen darf, steht in den Rechten.
- Meine Telefonie: die eigene Rufnummer, unter der die
Anlage Sie erreicht, und der eigene Auslöser. Ohne beides geht kein
Anruf.
- Gesprächsabschriften: Kommt von der Anlage eine
Zusammenfassung oder Abschrift, steht sie im Reiter „Anrufe" der Akte
und ist über die Suche zu finden.
E-Mail
Postfächer einrichten
Der Mailbereich liest Ihre Postfächer direkt beim Mailserver (IMAP) und
sendet über ihn (SMTP). Das Zahnrad rechts oben im Mailbereich
führt in die Einstellungen, Gruppe E-Mail: Anzeige,
Konten, Vorlagen, Platzhalter und
KI-Aufträge.
- Konto hinzufügen: Adresse und Passwort genügen meist –
„Server suchen" rät die Server aus der Adresse; wer will, trägt sie
von Hand ein. Ein Konto lässt sich abschalten, ohne es zu löschen.
- Vier Knöpfe je Konto: Bearbeiten (Stift), Signatur
(Unterschriftenzug), Verknüpfung mit Kontakten (Kette), Entfernen
(Papierkorb).
- Signatur: Der Text, der oben in jede neue Nachricht aus
diesem Postfach kommt. Sie lässt sich mit Tabelle und Logo aus Apple
Mail hineinkopieren.
- Verknüpfung mit Kontakten: HeyCRM kann die Post eines
Postfachs mit den Kontakten verbinden – dann sehen Kollegen in der Akte
eines Kontakts, was mit ihm geschrieben wurde. Wie viel sie sehen
(nur die Zeile, den Betreff, die ganze Nachricht) und ob sie in
Vertretung antworten dürfen, stellt der Inhaber des Postfachs ein.
- Vertreter: Im selben Dialog benennt der Inhaber Kollegen,
die sein Postfach ganz sehen sollen – nicht nur in Akten, sondern
im eigenen E-Mail-Bereich, mit allen Ordnern, unter der Überschrift
„Vertreten". Was sie darin dürfen, sagt dieselbe Stufe wie für die Akte:
„nur lesend" heißt lesen, ohne etwas als gelesen zu markieren; „… und
antworten" erlaubt Markieren, Entwürfe und das Antworten aus diesem
Postfach in seinem Namen; „… und in meinen Papierkorb" dazu Verschieben
und Löschen. Das Konto ändern, den Papierkorb leeren oder endgültig
löschen können sie nie. Nur der Inhaber vergibt die Vertretung, auch
der Administrator nicht.
Lesen
- Ordner: Die Spalte links zeigt je Konto den Ordnerbaum.
Ein Klick auf den Kontonamen klappt ihn auf; Unterordner öffnen sich
über den Winkel. Ein zugeklappter Ordner zählt die Ungelesenen seiner
Unterordner mit. Postfächer, die Sie für einen Kollegen vertreten,
stehen darunter im Block „Vertreten" mit dessen Namen; sie sind auch
in „Alle Postfächer" enthalten, und die Spalte „Postfach" nennt den
Inhaber.
- Liste: Über der Liste stehen Neu laden, Auswahl und
Anordnung; das Menü ⋮ in der Kopfzeile der Spalten wählt die Spalten
und schaltet zwischen einzeilig (Tabelle) und zweizeilig. Die Suche
über der Liste sucht im Postfach. Unten blättert man wie in der
Kontaktliste.
- Nachricht: Ein Klick öffnet sie rechts (oder unten – die
Anordnung ist einstellbar), ein Doppelklick am Schreibtisch
zusätzlich in einem eigenen Fenster. Über der Nachricht: Antworten,
Allen antworten, Weiterleiten, Löschen, Spam, Markieren, Kontakt
anlegen und – wenn die Gegenseite ein Kontakt ist – der Verweis in
dessen Akte.
- Externe Bilder werden erst auf Klick geladen: Fast jeder
Newsletter enthält ein Zählbild, das dem Absender verrät, wann Sie
gelesen haben. In den Mail-Einstellungen lässt sich das Laden
dauerhaft freigeben; ebenso, ob eine Nachricht „gefiltert" oder im
„Original" gezeigt wird, wann sie als gelesen gilt und wie hoch eine
aufgeklappte Nachricht in Akte und Startseite geht – höchstens
bildschirmhoch (dann rollt sie im Kasten) oder so hoch wie ihr
Inhalt.
- Verweise ins Internet öffnen außerhalb der Nachricht: am
Schreibtisch in einem neuen Tab oder einem eigenen Fenster (wählbar in
den Einstellungen), in der App vom Home-Bildschirm im Fenster des
Systems, das Sie oben links wieder schließen.
- Kontakt aus dieser Nachricht: aus dem Absender (kostenlos,
sofort) oder aus der ganzen Nachricht durch ein Sprachmodell (liest
die Signatur: Firma, Anschrift, Rufnummern). Beides endet im selben
Dialog, in dem Sie jede Zeile prüfen, bevor etwas angelegt wird.
Schreiben
- Empfänger: Beim Tippen schlägt das Feld Kontakte vor –
nach Name, Firma oder Adresse. Pfeile wandern, Enter übernimmt, das
Kreuz leert das Feld. Der Doppelpfeil neben „An" klappt
Von (aus welchem Postfach), Kopie und Blindkopie auf.
- Text: Fett, kursiv, Listen, Verweise, Zitat. Eingefügtes
kommt so reich, wie die Zwischenablage es hergibt – auch eine Tabelle
mit Logo aus Apple Mail. Bilder bis 512 KB werden eingebettet.
- Zitat: steht beim Antworten und Weiterleiten unter Ihrem
Text in einem eigenen Rahmen – so, wie die Nachricht aussah. Darin lässt
sich kürzen und dazwischen schreiben; die Knöpfe wirken dort, wo die
Einfügemarke steht. Ganz geleert, geht die Antwort ohne Zitat hinaus.
- Vorlage: öffnet den Dialog „Vorlage anwenden“: erst die
Vorlage wählen, dann – wenn sie eigene Platzhalter fragt – die Werte
eingeben, dann einsetzen. Dafür muss ein Empfänger im An-Feld stehen:
Die Platzhalter brauchen den Kontakt (siehe unten). Der Betreff wird nur
übernommen, wenn er leer ist – oder wenn der Haken im Dialog es sagt.
- Senden, Als Entwurf ablegen (in den Entwurfsordner des
Postfachs – dort findet ihn jedes Mailprogramm) und Verwerfen
(das Kreuz) stehen oben rechts neben dem Titel, auf dem Telefon hochkant als
Zeichen.
Anhang (die Büroklammer) steht in der Werkzeugleiste hinter „KI“.
Vor dem Senden fragt der Dialog nach, wenn der Betreff fehlt oder ein
Platzhalter leer geblieben ist.
Vorlagen
Zahnrad → E-Mail · Vorlagen. Eine Vorlage hat Name, Betreff, Text und
Anhänge. Platzhalter wie {{firma}}, {{nachname}},
{{vorname}} oder {{telefon}} werden beim Einfügen durch die
Daten des Kontakts ersetzt, an den die Nachricht geht. {{anrede}} ist
nur das Wort aus dem Kontakt – „Herr“ oder „Frau“ –, damit sich eine Anrede aus
Einzelteilen bauen lässt: „Hallo {{anrede}} {{nachname}}“. {{briefanrede}}
ist die ganze Briefform, „Sehr geehrter Herr Huber“ oder, ohne Anrede am Kontakt,
„Sehr geehrte Damen und Herren“. {{signatur}} steht für die Signatur
des sendenden Postfachs, {{datum}} für heute.
Eigene Platzhalter legt das Unternehmen unter Zahnrad → E-Mail · Platzhalter
an – in Großbuchstaben, damit man sie im Text erkennt: {{PRODUKT}},
{{VERSION}}, {{TERMIN}}. Jeder hat einen Typ (Text, Auswahl,
Datum, Uhrzeit, Zahl), eine Beschriftung und eine Vorgabe. Beim Anwenden einer
Vorlage wird er abgefragt; mit „Vorgabe verwenden“ wird nicht gefragt, sondern die
Vorgabe eingesetzt – so wird eine Hotline oder eine Aktion an einer Stelle
gepflegt, und alle Vorlagen ändern sich mit. Anlegen, ändern und löschen darf, wer das
Recht „Platzhalter verwalten“ hat; sehen und verwenden kann sie jeder, der senden
darf. Ein Text und die Möglichkeiten einer Auswahl dürfen andere Platzhalter
enthalten – feste wie in „Angebot für {{firma}} vom {{datum.kurz}}“ und eigene wie
„Bei Fragen: {{HOTLINE}}“ –, die beim Anwenden ersetzt werden. Eine Vorlage fragt
dann auch, was in einem solchen Baustein steckt. Nur eine Schleife geht nicht: Ein
Platzhalter darf sich nicht selbst enthalten, auch nicht über Umwege. Solange der Abfragedialog noch nicht gebaut ist, stehen gefragte Platzhalter
gelb in der Nachricht und werden von Hand ausgefüllt.
Der Knopf „{{ }}" setzt sie ein, im Betreff wie im Text. Fehlt beim Kontakt
ein Wert, steht die Stelle gelb im Text; {{vorname|Damen und Herren}}
nimmt einen Ersatz.
- Vorschau mit: ein echter Kontakt zeigt, was der Empfänger
sähe – noch vor dem Speichern.
- Für alle: Wer das Recht hat, legt gemeinsame Vorlagen
an, die alle Benutzer sehen und nutzen. Eigene Vorlagen sieht nur,
wer sie angelegt hat.
- Duplizieren erzeugt eine Kopie mit Anhängen – die zweite
Vorlage ist fast immer die erste mit anderem Betreff.
KI-Aufträge
Im Schreibdialog steht neben „Vorlage“ der hellblaue Knopf KI mit dem
Funkel-Symbol. Er öffnet
die Liste der KI-Aufträge: Rechtschreibung korrigieren, freundlicher oder kürzer
formulieren, den Ton anpassen, übersetzen – und in der Gruppe „Antworten“ einen
Termin bestätigen, absagen oder gleich einen Antwortentwurf aus der Nachricht
schreiben lassen. Ist im Text etwas markiert, wirkt der Auftrag nur dort; sonst auf
den ganzen Entwurf, ohne Signatur und Zitat. Manche Aufträge fragen nach einer
Angabe, etwa dem Termin.
Das Sprachmodell schreibt nie in den Entwurf, sondern in eine Vorschau
mit Vorher und Nachher. Erst „Übernehmen“ setzt den Vorschlag ein, „Zurück“ in der
Werkzeugleiste nimmt ihn wieder heraus, „Noch einmal“ holt einen zweiten Vorschlag.
Steht im Vorschlag „[Angabe fehlt]“, hat das Modell etwas nicht gewusst und nichts
erfunden – die Stelle bitte ergänzen. Gesendet wird nie von selbst.
- Voraussetzung: Ein Administrator gibt die KI-Aufträge frei –
Zahnrad in der Kopfleiste → KI · Anbieter –, weil der Text des Entwurfs und die beantwortete
Nachricht dabei an das Sprachmodell gehen. Dazu braucht jeder Benutzer das Recht
„E-Mails mit dem Sprachmodell überarbeiten“; dort steht auch die Grenze je Stunde.
- Hausregeln: Was für jeden Auftrag gilt – „Wir siezen“, „keine Zusagen
zu Preisen“ – steht einmal in den Einstellungen und geht überall mit.
- Verwalten: Zahnrad → E-Mail · KI-Aufträge. Eigene Aufträge anlegen,
die mitgelieferten ändern, mit Platzhaltern wie bei den Vorlagen und mit
{{eingabe}} für das Eingabefeld. „Prompt ansehen“ zeigt, was das Modell
bekäme, ohne es aufzurufen. Aufträge für alle darf anlegen, wer Vorlagen für alle
anlegen darf.
Kalender
Der Kalender zeigt die Termine Ihrer Apple-Kalender (iCloud) in HeyCRM und
schreibt zurück, was Sie hier anlegen oder ändern. Eingerichtet wird er
unter dem Kopfsymbol → Apple-Konten & Kalender: ein
App-spezifisches Passwort von Apple, dann die Kalender wählen und je
Kalender festlegen, welche Kollegen ihn sehen oder darin schreiben dürfen.
- Ansichten: Monat, Woche, Tag und Liste; „Heute" springt
zurück. Die Kalenderliste links blendet einzelne Kalender ein und aus
und zeigt Freigaben und Übertragungen.
- Termin anlegen: Doppelklick auf einen Tag oder das Plus
in der Zelle. Titel, Kalender, ganztägig oder mit Zeit, Ort,
Beschreibung, Status – und direkt unter dem Titel die
Kontakte: Aus der Akte kommt der Kontakt vorbelegt, im
Kalender suchen Sie ihn mit Vorschlägen. Verknüpfte Termine stehen
im Reiter „Termine" der Akte.
- Übertragung: Gespeichert ist der Termin sofort, die
Übertragung zu Apple läuft im Hintergrund. Ein Zeichen am Termin
sagt, ob sie aussteht; Konflikte und Fehler stehen gesammelt hinter
der Zahl in der Seitenleiste.
Recherche und Anreicherung
Recherche
Die Recherche sucht Betriebe einer Branche an einem
Ort mit Umkreis – bei Google Maps oder im
Örtlichen (Quelle) – und legt die Treffer im Pool ab. Aus dem
Pool werden mit „Als Kontakte übernehmen" Kontakte, gleich in eine Gruppe.
Die Karte zeigt, wo die Treffer liegen.
- Aufträge: dieselben Branchen für wechselnde Orte, als
Liste, die nacheinander abgearbeitet wird. Was einmal gesucht wurde,
wird eine Zeit lang nicht erneut gesucht – und die Trefferzahl je
Suche ist begrenzt.
- Vorschläge im Pool: dasselbe wie in der Akte, für viele
Einträge auf einmal.
Anreicherung
Eine Aufgabe beschreibt, was im Internet gesucht wird – etwa
Rufnummer, Mailadresse, Geschäftsführer. Angereichert wird ein Kontakt in
der Akte oder viele über die Auswahl in der Liste; das läuft in der
Warteschlange, die im Hintergrund weiterarbeitet und sich
unter dem Kopfsymbol verfolgen lässt. Jeder Fund ist ein
Vorschlag mit Sicherheit „hoch", „mittel" oder „niedrig"; ein
Klick übernimmt oder legt ihn beiseite. Was das Sprachmodell gekostet hat,
steht unter Kosten; ein Tagesbudget bremst.
Felder
Was ein Kontakt an Angaben trägt, steht in Zahnrad →
Felder. Jeder Betrieb führt anderes: der eine eine
Vertragsnummer, der nächste ein Kennzeichen, der dritte einen Haken
„Newsletter". Ein neues Feld ist ein Formular, kein Auftrag an den
Entwickler.
- Stammdaten stehen mit in der Liste, mit dem Zeichen
Stammdaten: Firma, Anrede, Name, Branche, Anschrift, Land,
Notiz. Sie gehören zum Programm – ihre Bezeichnung und ihre
Reihenfolge lassen sich ändern, löschen und den Typ nicht.
- Typ: Text, langer Text (auch mehrzeilig, als HTML oder
als Code), Telefon, Fax, E-Mail, Web-Adresse, Name, Ja/Nein,
Auswahl, Zahl, Datum, Land. Der Typ entscheidet mehr als das
Aussehen: Die Telefonie wählt nur, was Telefon ist, und der
Postfach-Abgleich verknüpft über E-Mail. Eine Faxnummer ist
deshalb kein Telefon.
- Mehrfach: Ein Feld nimmt einen Wert oder beliebig viele.
In der Kontaktmaske steht der erste; weitere pflegen Sie in der
Akte.
- Pflicht gilt beim Speichern. Kontakte, die es schon gibt,
bleiben, wie sie sind – ein neues Pflichtfeld macht keinen
bestehenden Kontakt unbrauchbar.
- Schlüssel: der technische Name, den Sie beim Anlegen
vergeben. Er steht in CSV-Spalten und in Vorlagen
(
{{feld.vertragsnummer}}) und lässt sich später
nicht mehr ändern – die Bezeichnung dagegen jederzeit.
- Stilllegen statt löschen ist der Regelfall: Das Feld
verschwindet aus der Maske, die Werte bleiben. Löschen geht nur,
solange kein Wert daran hängt.
Die Felder wirken überall: in der Kontaktmaske, in der Akte (dort
lässt sich nach Feld gliedern), im CSV-Export und -Import (je Feld
eine Spalte), in Mailvorlagen und in den Anreicherungsaufträgen.
Gruppen
Gruppen entscheiden, wer welche Kontakte sieht. Ein Kontakt
gehört zu einer oder mehreren Gruppen; ein Benutzer sieht die Kontakte
seiner Gruppen. Administratoren sehen alles. Beim Anlegen muss ein
Benutzer ohne Verwaltungsrecht mindestens eine eigene Gruppe vergeben –
sonst wäre der Kontakt für ihn selbst sofort unsichtbar. Die Gruppenseite
zeigt je Gruppe die Mitglieder und die Kontaktzahl; „Gruppen ändern" in
der Kontaktliste setzt viele Kontakte auf einmal um.
Import und Export
- CSV-Import: Datei wählen, Spalten zuordnen (die Anwendung
rät aus den Überschriften – „Ansprechpartner", „Anrede", „E-Mail",
„Telefon" werden erkannt), Vorschau prüfen, übernehmen. Vorhandene
Kontakte werden über die Mailadresse erkannt und aktualisiert statt
doppelt angelegt. Je Feld eine Spalte – auch für die
Felder, die Sie selbst angelegt haben (siehe Felder).
Mehrere Werte in einer Zelle trennt ein Semikolon. Eine leere Zelle
ändert nichts; steht etwas darin, ersetzt es den bisherigen Inhalt
dieses Feldes.
- VCF-Import: Visitenkarten aus Apple Kontakte oder anderen
Programmen, mit derselben Zuordnung.
- Export: die sichtbaren Kontakte als CSV – oder nur die
Exportmappe. Die Spalten sind dieselben wie beim Import:
eine exportierte Datei lässt sich ändern und wieder einlesen, ohne
dass Dubletten entstehen.
Benutzer und Rechte
Unter Benutzer (Seitenleiste, mit Verwaltungsrecht) legen Sie
Konten an: Benutzername, Rolle (Benutzer oder Administrator), Rufnummer,
Gruppen und Rechte. Rechte gibt es einzeln – Kontakte anlegen, ändern,
löschen, exportieren; Recherche und Anreicherung; Anrufe; E-Mail benutzen,
Konten einrichten, senden, Vorlagen für alle; Kalender – und als
Stufen, die eine Auswahl auf einmal setzen: „Nur lesen", „Nur
Pflege", „Pflege und Recherche", „Alles außer Verwaltung". Einige Rechte
tragen eine Zahl: wie viele Anrufe oder Nachrichten je Stunde, wie viele
Auswertungen. Leer heißt: Es gilt der allgemeine Wert aus den
Einstellungen.
Allgemeine Einstellungen
Das Zahnrad in der Kopfleiste öffnet einen Dialog: links die
Bereiche, rechts der gewählte. Jeder Benutzer findet dort seine eigenen
Einstellungen; die Bereiche der Verwaltung sieht nur, wer das Recht dafür hat.
Auf schmalen Schirmen klappt die Leiste über das Symbol links oben auf. Der
Knopf Speichern unten nimmt alle geänderten Formulare mit –
Listen wie Konten oder Vorlagen speichern jeden Eintrag in seinem eigenen
kleinen Dialog.
Die eigenen
- Profil: Passwort ändern; Name, Rolle, Rufnummer und
Gruppen stehen dort zum Nachsehen, ändern kann sie ein Verwalter. Auch
die eigenen Rechte stehen hier.
- Darstellung: helles oder dunkles Thema – es folgt Ihnen
auf jedes Gerät –, die Farben der Oberfläche (Akzent, Gefahr, Erledigt,
Fällig, Sperre, je Thema ein Grundton, aus dem Karten, Linien und
Schrift folgen, die Textfarben: Text, Überschriften, Nebentext,
Platzhalter, Metadaten – und die Knöpfe „E-Mail schreiben", „Neuer
Termin" und „Kontakt bearbeiten", samt ihren Sinnbild-Knöpfen im
Postfach und im Kalender) und ob Verweise ins Internet in einem eigenen Fenster
aufgehen. Ohne eigene Farbe gilt die des Unternehmens; Farben werden
nachgeführt, damit sie lesbar bleiben.
- Meine Telefonie: die eigene Rufnummer und der Auslöser
der Telefonanlage (siehe Telefonie). Leere
Felder übernehmen den allgemeinen Wert; er steht als Platzhalter darin.
- E-Mail: Anzeige (Bilder, Vorschau, wann eine
Nachricht als gelesen gilt, wie hoch eine aufgeklappte Nachricht
geht), Konten, Vorlagen,
Platzhalter und KI-Aufträge (siehe
E-Mail).
- Kalender: Ansicht mit Zeitzone, der Ansicht
beim Öffnen, dem ersten Tag der Woche und dem Arbeitstag; dazu
Meine Kalender (anzeigen, Farbe, Standardkalender, Freigaben)
und Apple-Konten (siehe Kalender).
Für alle Benutzer
Diese Bereiche sieht, wer das Recht „Einstellungen" hat. Hier steht, was für
alle gilt:
- Farben: die Farben des Unternehmens – Akzent, Gefahr,
Erledigt, Fällig, Sperre, je Thema ein Grundton, die Textfarben und drei
Knöpfe. Sie gelten für jeden,
der unter „Darstellung" keine eigene gewählt hat, und werden nachgeführt,
damit sie lesbar bleiben.
- Google Maps und Das Örtliche: die Quellen der
Recherche und ihre Zugänge.
- Branchen: die Liste der Branchen samt Synonymen, die die
Recherche und die Kontaktliste kennen.
- Felder: welche Angaben ein Kontakt trägt (siehe
Felder).
- KI-Anbieter: das Sprachmodell für Anreicherung, „Kontakt
aus einer E-Mail" und die KI-Aufträge – samt Freigaben und Tagesbudget.
- Anreicherung: die Aufträge, mit denen das Sprachmodell
Kontakte ergänzt.
- Telefonie: die Anlage – Kennungen, Nummernformat,
Landesvorwahl, Anrufe je Minute. Wer nichts Eigenes einträgt, arbeitet
mit diesen Werten.
- Kalender: Server und Abgleich.
- System: der Hintergrundlauf und die Zeile für den
Zeitplan.
- Postfach abgleichen: in welchem Abstand HeyCRM nachsieht,
was in den Postfächern gelöscht oder verschoben wurde – stündlich als
Vorgabe, einstellbar zwischen fünf Minuten und einem Tag. Der Lauf holt
dafür je Ordner die vollständige Nachrichtenliste; bei sehr großen
Postfächern ist ein größerer Abstand schonender.
Datensicherung und Datenbank
Datensicherung (Kopfsymbol) legt die ganze Datenbank samt den
Anhängen der Vorlagen als Archiv ab – von Hand oder selbsttätig – und
spielt eine Sicherung auf Wunsch zurück; vorher entsteht eine Sicherung
des aktuellen Stands. Sicherungen enthalten die verschlüsselten Zugänge
der Postfächer; sie gehören nicht in fremde Hände. Datenbank
öffnet für Administratoren einen direkten Blick in die Tabellen.
Eine Sicherung gehört dem Arbeitsbereich, der sie angelegt hat. Spielt man
die eines anderen ein, fragt HeyCRM nach: Die Daten kommen vollständig
herüber, die Postfach- und Apple-Passwörter nicht – sie sind mit einem
Schlüssel versiegelt, den es hier nicht gibt. Sie werden geleert und sind
danach neu einzutragen; welche Konten betroffen sind, steht in der Meldung.
Protokoll (Kopfsymbol, Recht „Protokoll") zeigt das
Prüfprotokoll: Anmeldungen, Änderungen an Benutzern und Gruppen, Löschungen,
gesendete Post, Zugriffe auf fremde und vertretene Postfächer – ein Tag je
Ansicht, die neueste Zeile zuerst, mit Auswahl nach Benutzer und einer Suche in
Ereignis und Detail. Hat ein Administrator in Vertretung gehandelt („Anmelden
als"), stehen beide Namen in der Zeile; die Auswahl eines Benutzers zeigt auch,
was andere in seinem Konto getan haben. Das Protokoll lässt sich nur lesen,
nicht ändern; nach 90 Tagen räumt die Anwendung alte Tage von selbst weg.
Suche über alles und Tastenkürzel
Das Feld mit der Lupe in der Kopfleiste sucht in einem Zug in
Kontakten, Nachrichten, Terminen, Aufgaben, Notizen und
Gesprächsabschriften – je eine Handvoll Treffer in Gruppen. Ein Klick
oder Enter öffnet den Fund: die Akte mit dem passenden Reiter, die
Nachricht als Dialog über dem, was Sie gerade tun, den Termin im Kalender.
Gefunden wird nur, was Sie ohnehin sehen dürfen.
Eine gefundene Nachricht öffnet sich dabei im gleichen Leser wie im
E-Mail-Bereich – mit Antworten, Weiterleiten, Löschen, Spam, Markieren,
Anhängen und dem Verweis in die Akte, nur als Dialog über dem, was Sie gerade
tun. Als gelesen gilt sie wie im Postfach, nach der eingestellten Zeit.
- Strg+K (Windows) oder Cmd+K (Mac) holt den
Fokus ins Suchfeld – von überall.
- Escape schließt Listen und Dialoge. Ein Klick neben einen
Dialog schließt ihn nicht.
- Pfeiltasten, Enter, Tab in jedem Feld mit Vorschlägen.