Die Hilfe

Überblick

HeyCRM ist eine Anwendung für die Kontakte, Post, Termine und Telefonate Ihres Unternehmens – gemeinsam für alle Benutzer. Links steht die Seitenleiste mit den Bereichen, oben die Kopfleiste mit der Suche über alles, dieser Hilfe, den allgemeinen Einstellungen und dem Menü zum eigenen Konto.

• Seitenleiste: Dashboard, Kontakte, Anrufliste, E-Mail, Kalender, Recherche, Gruppen, Import, Export, Benutzer. Was Sie nicht sehen, dürfen Sie nicht – die Leiste zeigt nur, wofür Sie ein Recht haben.
• Kopfleiste: das Suchfeld mit der Lupe, das Fragezeichen für diese Hilfe, das Zahnrad für die Einstellungen und das Kopfsymbol für Ihr Konto. Hinter dem Zahnrad steht alles, was sich einstellen lässt – für jeden das Eigene, für Verwalter zusätzlich das, was für alle gilt.
• Helles und dunkles Thema: Der Schalter mit Sonne und Mond steht unten in der Seitenleiste. Die Post wird immer hell gezeigt – Mails sind für weißen Grund geschrieben.
• Telefon: Auf dem iPhone lässt sich HeyCRM zum Home-Bildschirm hinzufügen und läuft dann wie eine App. Beim ersten Aufruf in Safari erklärt ein Begrüßungsschirm die drei Schritte (Teilen-Zeichen → Zum Home-Bildschirm → Hinzufügen); Nicht erneut anzeigen lässt ihn wegbleiben. Starten kann die Anwendung das Hinzufügen nicht – iOS erlaubt es nur über das Teilen-Menü. Die Seitenleiste klappt über das Menüsymbol links oben auf; in der Post nimmt eine geöffnete Nachricht den ganzen Schirm, das Kreuz rechts oben führt zur Liste zurück.

Anmelden und das eigene Konto

Anmelden, Passwort

Sie melden sich mit Benutzername und Passwort an. Muss das Passwort geändert werden, verlangt die Anwendung das vor allem anderen. Das eigene Passwort ändern Sie über das Zahnrad → Profil. Die Leiste oben auf der Anmeldeseite führt zurück auf die Website: Marke, Funktionen, Preise und Kennenlernen.

Das Menü zum Konto

• Einstellungen: führt zum Zahnrad, zum Bereich Profil – Passwort ändern und die eigenen Rechte nachsehen. Alles Weitere – Meine Telefonie, die Anzeige der Post, Apple-Konten – steht ebenfalls dort, siehe Einstellungen.
• Warteschlange und Kosten: die laufende Anreicherung und was sie gekostet hat (siehe Anreicherung).
• Datensicherung, Protokoll, Benutzer, Datenbank: Verwaltung, nur mit den entsprechenden Rechten.
• Anmelden als: die Stellvertretung. Ein Administrator oder ein Benutzer mit dem Recht dazu arbeitet vorübergehend im Konto eines anderen. In der Kopfleiste steht dann dauerhaft „als Vertretung", und ein Klick darauf führt zurück. Alles, was in Vertretung geschieht, steht im Protokoll.
• Abmelden.

Dashboard

Die Startseite zeigt, was heute ansteht: Heute (Termine des Tages), die Wiedervorlage mit heute fälligen und überfälligen Aufgaben, Später fällig, die letzten Notizen und die ungelesenen E-Mails aus allen Ihren Postfächern. Die Abschnitte klappen auf und zu; wie Sie sie lassen, merkt sich die Anwendung. Die Zahl neben „Dashboard" in der Seitenleiste ist die Zahl der fälligen Aufgaben.

Eine Zeile unter Ungelesene E-Mails klappt die Nachricht darunter auf – wie im Reiter E-Mails der Akte und mit denselben Knöpfen in der Kopfzeile. Als gelesen gilt sie dadurch nicht; die Liste wäre sonst nach einem Blick leer. Dafür ist der Punkt links neben dem Absender da: Er schaltet gelesen und ungelesen in beide Richtungen. „Alle Ungelesenen" öffnet sie zusammen im Postfach.

Kontakte

Die Liste

Alle Kontakte, die Sie sehen dürfen (siehe Gruppen). Die Suche oben findet Firma, Person, Ort, PLZ, Branche und die Metadaten wie Adresse oder Rufnummer. Daneben filtern Sie nach Gruppe und Branche und stellen ein, wie viele je Seite stehen. Die Spaltenköpfe sortieren.

• Suchen in: Der Knopf mit den drei Punkten vor dem Suchfeld sagt, welche Felder die Suche durchsucht. Vorausgewählt sind alle; wer einschränkt, sieht die Zahl am Knopf. Die Auswahl bleibt in diesem Browser und gilt auch für „alle dieser Ansicht". Welche Felder überhaupt zur Wahl stehen, legt der Administrator je Feld fest (Einstellungen → Felder → In der Suche berücksichtigen).
• Auswahl: Ein Haken am Anfang jeder Zeile, „Alle auswählen" für die Seite. Für die Auswahl gibt es Anreichern, Gruppen ändern, Löschen und In die Exportmappe.
• Exportmappe: Ein Korb, in den Sie Kontakte legen, um sie gesammelt zu exportieren – über Seiten und Suchen hinweg. „Eingelegte ausblenden" nimmt sie aus der Ansicht, solange Sie zusammenstellen.
• Kontakt anlegen: Firma oder Nachname ist Pflicht, sonst nichts. Anrede (Herr/Frau), Ansprechpartner, Branche, Anschrift und Notiz. Rufnummern, Mailadressen und Webseiten kommen als Metadaten dazu.
• Dubletten: Beim Anlegen und Importieren warnt die Anwendung, wenn es die Firma oder die Mailadresse schon gibt.
• Zeilen oder Spalten: Der Umschalter in der Leiste wechselt zwischen der gewohnten Liste und einer Tabelle mit einer Spalte je Feld. Welche Spalten, sagt das Menü daneben; gezeigt wird je Feld der maßgebliche Wert. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert, Ziehen ordnet die Spalten um, der rechte Rand des Kopfes zieht die Breite (Doppelklick setzt sie zurück). Alles bleibt am Arbeitsplatz gespeichert. Auf schmalen Bildschirmen gilt weiter die Kartenansicht.

Die Akte

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Akte. Oben stehen Name, Branche und Ort, daneben die Knöpfe E-Mail schreiben (öffnet den Schreibdialog von HeyCRM mit dem Kontakt als Empfänger), Bearbeiten, Sperren und Löschen. Auf schmalen Bildschirmen zeigen sie nur ihr Zeichen – der Name steht im Tooltip.

• Sperren: der Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Ein gesperrter Kontakt wird nicht angereichert, nicht angerufen und in Serien nicht angeschrieben. Der Hinweis steht rot ganz oben, mit Begründung, und seine Zeile in der Liste ist rot. Löschen entfernt ihn samt Sperre – eine spätere Recherche kennt den Widerspruch dann nicht mehr.
• Klick auf eine Adresse: Ein kleines Menü fragt, womit geschrieben wird – In HeyCRM schreiben (Vorlagen, Signatur, die Nachricht landet an der Akte) oder E-Mail-Programm (Ihr gewohntes Programm auf dem Rechner). Wer hier nicht senden darf, landet mit einem Klick gleich im Mailprogramm.
• Metadaten: Rufnummern, Mailadressen, Namen, Webseiten und Freitexte in beliebiger Zahl, gegliedert nach Art, nach Fund oder nach Feld. Ein Wert je Art ist der maßgebliche („Haupt-…") – er steht in Listen und Vorlagen. Hinzufügen legt einen an; jeder lässt sich ändern, als maßgeblich setzen oder entfernen. Welche Felder es gibt, steht unter Felder.
• Anreichern: Der Aufklappknopf über den Metadaten sucht mit einer gewählten Aufgabe im Internet nach weiteren Angaben. Was gefunden wird, steht als Vorschlag in den Läufen darunter – erst ein Klick macht daraus ein Metadatum. Vorschläge mit Sicherheit „hoch" lassen sich gesammelt übernehmen.
• Reiter: E-Mails (die Post mit diesem Kontakt, aus allen verknüpften Postfächern), Termine (kommende zuerst, „Termin anlegen" führt in den Kalender mit dem Kontakt vorbelegt), Anrufe (Protokolle und Gesprächsabschriften), Notizen, Aufgaben (mit Fälligkeit, erledigt oder offen), Gruppen.
• Post lesen, ohne die Akte zu verlassen: Ein Klick auf eine Zeile im Reiter E-Mails klappt die Nachricht darunter auf, ein zweiter Klick schließt sie wieder; es ist immer nur eine offen. In der Kopfzeile stehen Antworten, Allen antworten, Weiterleiten und Im Postfach öffnen – Löschen, Verschieben und Markieren gibt es nur dort. Als gelesen wird dabei nichts markiert: Was im Postfach ungelesen war, bleibt es. Post aus dem Postfach eines Kollegen lässt sich nur öffnen, wenn er sie freigegeben hat; der Zugriff steht in seinem Protokoll. Wie hoch eine Nachricht aufgeht, stellen Sie unter Zahnrad → E-Mail → Anzeige ein.
• Gelöschte Post: Was Sie in einem anderen Mailprogramm löschen oder verschieben, verschwindet auch hier – aus der Akte, aus der Suche und von der Startseite. HeyCRM merkt es beim regelmäßigen Abgleich (Vorgabe: stündlich) und sofort, wenn Sie eine solche Nachricht öffnen: Dann meldet es „Diese Nachricht gibt es nicht mehr" und nimmt sie im selben Zug aus dem Bestand.

Anrufliste und Telefonie

Die Anrufliste zeigt alle Anrufe aller Benutzer – ausgehend und eingehend, mit Suche, Richtung und Benutzer als Filter. Ein Anruf gehört zu einem Kontakt; ein eingehender, den die Anlage noch keinem zuordnen konnte, lässt sich über „Anruf zuordnen" nachtragen.

• Anrufen: In der Akte steht neben jeder Rufnummer ein Hörer. Die Anlage baut das Gespräch auf und ruft dann Sie an. Wie oft je Stunde jemand anrufen darf, steht in den Rechten.
• Meine Telefonie: die eigene Rufnummer, unter der die Anlage Sie erreicht, und der eigene Auslöser. Ohne beides geht kein Anruf.
• Gesprächsabschriften: Kommt von der Anlage eine Zusammenfassung oder Abschrift, steht sie im Reiter „Anrufe" der Akte und ist über die Suche zu finden.

E-Mail

Postfächer einrichten

Der Mailbereich liest Ihre Postfächer direkt beim Mailserver (IMAP) und sendet über ihn (SMTP). Das Zahnrad rechts oben im Mailbereich führt in die Einstellungen, Gruppe E-Mail: Anzeige, Konten, Vorlagen, Platzhalter und KI-Aufträge.

• Konto hinzufügen: Adresse und Passwort genügen meist – „Server suchen" rät die Server aus der Adresse; wer will, trägt sie von Hand ein. Ein Konto lässt sich abschalten, ohne es zu löschen.
• Vier Knöpfe je Konto: Bearbeiten (Stift), Signatur (Unterschriftenzug), Verknüpfung mit Kontakten (Kette), Entfernen (Papierkorb).
• Signatur: Der Text, der oben in jede neue Nachricht aus diesem Postfach kommt. Sie lässt sich mit Tabelle und Logo aus Apple Mail hineinkopieren.
• Verknüpfung mit Kontakten: HeyCRM kann die Post eines Postfachs mit den Kontakten verbinden – dann sehen Kollegen in der Akte eines Kontakts, was mit ihm geschrieben wurde. Wie viel sie sehen (nur die Zeile, den Betreff, die ganze Nachricht) und ob sie in Vertretung antworten dürfen, stellt der Inhaber des Postfachs ein.
• Vertreter: Im selben Dialog benennt der Inhaber Kollegen, die sein Postfach ganz sehen sollen – nicht nur in Akten, sondern im eigenen E-Mail-Bereich, mit allen Ordnern, unter der Überschrift „Vertreten". Was sie darin dürfen, sagt dieselbe Stufe wie für die Akte: „nur lesend" heißt lesen, ohne etwas als gelesen zu markieren; „… und antworten" erlaubt Markieren, Entwürfe und das Antworten aus diesem Postfach in seinem Namen; „… und in meinen Papierkorb" dazu Verschieben und Löschen. Das Konto ändern, den Papierkorb leeren oder endgültig löschen können sie nie. Nur der Inhaber vergibt die Vertretung, auch der Administrator nicht.

Lesen

• Ordner: Die Spalte links zeigt je Konto den Ordnerbaum. Ein Klick auf den Kontonamen klappt ihn auf; Unterordner öffnen sich über den Winkel. Ein zugeklappter Ordner zählt die Ungelesenen seiner Unterordner mit. Postfächer, die Sie für einen Kollegen vertreten, stehen darunter im Block „Vertreten" mit dessen Namen; sie sind auch in „Alle Postfächer" enthalten, und die Spalte „Postfach" nennt den Inhaber.
• Liste: Über der Liste stehen Neu laden, Auswahl und Anordnung; das Menü ⋮ in der Kopfzeile der Spalten wählt die Spalten und schaltet zwischen einzeilig (Tabelle) und zweizeilig. Die Suche über der Liste sucht im Postfach. Unten blättert man wie in der Kontaktliste.
• Nachricht: Ein Klick öffnet sie rechts (oder unten – die Anordnung ist einstellbar), ein Doppelklick am Schreibtisch zusätzlich in einem eigenen Fenster. Über der Nachricht: Antworten, Allen antworten, Weiterleiten, Löschen, Spam, Markieren, Kontakt anlegen und – wenn die Gegenseite ein Kontakt ist – der Verweis in dessen Akte.
• Externe Bilder werden erst auf Klick geladen: Fast jeder Newsletter enthält ein Zählbild, das dem Absender verrät, wann Sie gelesen haben. In den Mail-Einstellungen lässt sich das Laden dauerhaft freigeben; ebenso, ob eine Nachricht „gefiltert" oder im „Original" gezeigt wird, wann sie als gelesen gilt und wie hoch eine aufgeklappte Nachricht in Akte und Startseite geht – höchstens bildschirmhoch (dann rollt sie im Kasten) oder so hoch wie ihr Inhalt.
• Verweise ins Internet öffnen außerhalb der Nachricht: am Schreibtisch in einem neuen Tab oder einem eigenen Fenster (wählbar in den Einstellungen), in der App vom Home-Bildschirm im Fenster des Systems, das Sie oben links wieder schließen.
• Kontakt aus dieser Nachricht: aus dem Absender (kostenlos, sofort) oder aus der ganzen Nachricht durch ein Sprachmodell (liest die Signatur: Firma, Anschrift, Rufnummern). Beides endet im selben Dialog, in dem Sie jede Zeile prüfen, bevor etwas angelegt wird.

Schreiben

• Empfänger: Beim Tippen schlägt das Feld Kontakte vor – nach Name, Firma oder Adresse. Pfeile wandern, Enter übernimmt, das Kreuz leert das Feld. Der Doppelpfeil neben „An" klappt Von (aus welchem Postfach), Kopie und Blindkopie auf.
• Text: Fett, kursiv, Listen, Verweise, Zitat. Eingefügtes kommt so reich, wie die Zwischenablage es hergibt – auch eine Tabelle mit Logo aus Apple Mail. Bilder bis 512 KB werden eingebettet.
• Zitat: steht beim Antworten und Weiterleiten unter Ihrem Text in einem eigenen Rahmen – so, wie die Nachricht aussah. Darin lässt sich kürzen und dazwischen schreiben; die Knöpfe wirken dort, wo die Einfügemarke steht. Ganz geleert, geht die Antwort ohne Zitat hinaus.
• Vorlage: öffnet den Dialog „Vorlage anwenden“: erst die Vorlage wählen, dann – wenn sie eigene Platzhalter fragt – die Werte eingeben, dann einsetzen. Dafür muss ein Empfänger im An-Feld stehen: Die Platzhalter brauchen den Kontakt (siehe unten). Der Betreff wird nur übernommen, wenn er leer ist – oder wenn der Haken im Dialog es sagt.
• Senden, Als Entwurf ablegen (in den Entwurfsordner des Postfachs – dort findet ihn jedes Mailprogramm) und Verwerfen (das Kreuz) stehen oben rechts neben dem Titel, auf dem Telefon hochkant als Zeichen. Anhang (die Büroklammer) steht in der Werkzeugleiste hinter „KI“. Vor dem Senden fragt der Dialog nach, wenn der Betreff fehlt oder ein Platzhalter leer geblieben ist.

Vorlagen

Zahnrad → E-Mail · Vorlagen. Eine Vorlage hat Name, Betreff, Text und Anhänge. Platzhalter wie {{firma}}, {{nachname}}, {{vorname}} oder {{telefon}} werden beim Einfügen durch die Daten des Kontakts ersetzt, an den die Nachricht geht. {{anrede}} ist nur das Wort aus dem Kontakt – „Herr“ oder „Frau“ –, damit sich eine Anrede aus Einzelteilen bauen lässt: „Hallo {{anrede}} {{nachname}}“. {{briefanrede}} ist die ganze Briefform, „Sehr geehrter Herr Huber“ oder, ohne Anrede am Kontakt, „Sehr geehrte Damen und Herren“. {{signatur}} steht für die Signatur des sendenden Postfachs, {{datum}} für heute.

Eigene Platzhalter legt das Unternehmen unter Zahnrad → E-Mail · Platzhalter an – in Großbuchstaben, damit man sie im Text erkennt: {{PRODUKT}}, {{VERSION}}, {{TERMIN}}. Jeder hat einen Typ (Text, Auswahl, Datum, Uhrzeit, Zahl), eine Beschriftung und eine Vorgabe. Beim Anwenden einer Vorlage wird er abgefragt; mit „Vorgabe verwenden“ wird nicht gefragt, sondern die Vorgabe eingesetzt – so wird eine Hotline oder eine Aktion an einer Stelle gepflegt, und alle Vorlagen ändern sich mit. Anlegen, ändern und löschen darf, wer das Recht „Platzhalter verwalten“ hat; sehen und verwenden kann sie jeder, der senden darf. Ein Text und die Möglichkeiten einer Auswahl dürfen andere Platzhalter enthalten – feste wie in „Angebot für {{firma}} vom {{datum.kurz}}“ und eigene wie „Bei Fragen: {{HOTLINE}}“ –, die beim Anwenden ersetzt werden. Eine Vorlage fragt dann auch, was in einem solchen Baustein steckt. Nur eine Schleife geht nicht: Ein Platzhalter darf sich nicht selbst enthalten, auch nicht über Umwege. Solange der Abfragedialog noch nicht gebaut ist, stehen gefragte Platzhalter gelb in der Nachricht und werden von Hand ausgefüllt. Der Knopf „{{ }}" setzt sie ein, im Betreff wie im Text. Fehlt beim Kontakt ein Wert, steht die Stelle gelb im Text; {{vorname|Damen und Herren}} nimmt einen Ersatz.

• Vorschau mit: ein echter Kontakt zeigt, was der Empfänger sähe – noch vor dem Speichern.
• Für alle: Wer das Recht hat, legt gemeinsame Vorlagen an, die alle Benutzer sehen und nutzen. Eigene Vorlagen sieht nur, wer sie angelegt hat.
• Duplizieren erzeugt eine Kopie mit Anhängen – die zweite Vorlage ist fast immer die erste mit anderem Betreff.

KI-Aufträge

Im Schreibdialog steht neben „Vorlage“ der hellblaue Knopf KI mit dem Funkel-Symbol. Er öffnet die Liste der KI-Aufträge: Rechtschreibung korrigieren, freundlicher oder kürzer formulieren, den Ton anpassen, übersetzen – und in der Gruppe „Antworten“ einen Termin bestätigen, absagen oder gleich einen Antwortentwurf aus der Nachricht schreiben lassen. Ist im Text etwas markiert, wirkt der Auftrag nur dort; sonst auf den ganzen Entwurf, ohne Signatur und Zitat. Manche Aufträge fragen nach einer Angabe, etwa dem Termin.

Das Sprachmodell schreibt nie in den Entwurf, sondern in eine Vorschau mit Vorher und Nachher. Erst „Übernehmen“ setzt den Vorschlag ein, „Zurück“ in der Werkzeugleiste nimmt ihn wieder heraus, „Noch einmal“ holt einen zweiten Vorschlag. Steht im Vorschlag „[Angabe fehlt]“, hat das Modell etwas nicht gewusst und nichts erfunden – die Stelle bitte ergänzen. Gesendet wird nie von selbst.

• Voraussetzung: Ein Administrator gibt die KI-Aufträge frei – Zahnrad in der Kopfleiste → KI · Anbieter –, weil der Text des Entwurfs und die beantwortete Nachricht dabei an das Sprachmodell gehen. Dazu braucht jeder Benutzer das Recht „E-Mails mit dem Sprachmodell überarbeiten“; dort steht auch die Grenze je Stunde.
• Hausregeln: Was für jeden Auftrag gilt – „Wir siezen“, „keine Zusagen zu Preisen“ – steht einmal in den Einstellungen und geht überall mit.
• Verwalten: Zahnrad → E-Mail · KI-Aufträge. Eigene Aufträge anlegen, die mitgelieferten ändern, mit Platzhaltern wie bei den Vorlagen und mit {{eingabe}} für das Eingabefeld. „Prompt ansehen“ zeigt, was das Modell bekäme, ohne es aufzurufen. Aufträge für alle darf anlegen, wer Vorlagen für alle anlegen darf.

Kalender

Der Kalender zeigt die Termine Ihrer Apple-Kalender (iCloud) in HeyCRM und schreibt zurück, was Sie hier anlegen oder ändern. Eingerichtet wird er unter dem Kopfsymbol → Apple-Konten & Kalender: ein App-spezifisches Passwort von Apple, dann die Kalender wählen und je Kalender festlegen, welche Kollegen ihn sehen oder darin schreiben dürfen.

• Ansichten: Monat, Woche, Tag und Liste; „Heute" springt zurück. Die Kalenderliste links blendet einzelne Kalender ein und aus und zeigt Freigaben und Übertragungen.
• Termin anlegen: Doppelklick auf einen Tag oder das Plus in der Zelle. Titel, Kalender, ganztägig oder mit Zeit, Ort, Beschreibung, Status – und direkt unter dem Titel die Kontakte: Aus der Akte kommt der Kontakt vorbelegt, im Kalender suchen Sie ihn mit Vorschlägen. Verknüpfte Termine stehen im Reiter „Termine" der Akte.
• Übertragung: Gespeichert ist der Termin sofort, die Übertragung zu Apple läuft im Hintergrund. Ein Zeichen am Termin sagt, ob sie aussteht; Konflikte und Fehler stehen gesammelt hinter der Zahl in der Seitenleiste.

Recherche und Anreicherung

Recherche

Die Recherche sucht Betriebe einer Branche an einem Ort mit Umkreis – bei Google Maps oder im Örtlichen (Quelle) – und legt die Treffer im Pool ab. Aus dem Pool werden mit „Als Kontakte übernehmen" Kontakte, gleich in eine Gruppe. Die Karte zeigt, wo die Treffer liegen.

• Aufträge: dieselben Branchen für wechselnde Orte, als Liste, die nacheinander abgearbeitet wird. Was einmal gesucht wurde, wird eine Zeit lang nicht erneut gesucht – und die Trefferzahl je Suche ist begrenzt.
• Vorschläge im Pool: dasselbe wie in der Akte, für viele Einträge auf einmal.

Anreicherung

Eine Aufgabe beschreibt, was im Internet gesucht wird – etwa Rufnummer, Mailadresse, Geschäftsführer. Angereichert wird ein Kontakt in der Akte oder viele über die Auswahl in der Liste; das läuft in der Warteschlange, die im Hintergrund weiterarbeitet und sich unter dem Kopfsymbol verfolgen lässt. Jeder Fund ist ein Vorschlag mit Sicherheit „hoch", „mittel" oder „niedrig"; ein Klick übernimmt oder legt ihn beiseite. Was das Sprachmodell gekostet hat, steht unter Kosten; ein Tagesbudget bremst.

Felder

Was ein Kontakt an Angaben trägt, steht in Zahnrad → Felder. Jeder Betrieb führt anderes: der eine eine Vertragsnummer, der nächste ein Kennzeichen, der dritte einen Haken „Newsletter". Ein neues Feld ist ein Formular, kein Auftrag an den Entwickler.

• Stammdaten stehen mit in der Liste, mit dem Zeichen Stammdaten: Firma, Anrede, Name, Branche, Anschrift, Land, Notiz. Sie gehören zum Programm – ihre Bezeichnung und ihre Reihenfolge lassen sich ändern, löschen und den Typ nicht.
• Typ: Text, langer Text (auch mehrzeilig, als HTML oder als Code), Telefon, Fax, E-Mail, Web-Adresse, Name, Ja/Nein, Auswahl, Zahl, Datum, Land. Der Typ entscheidet mehr als das Aussehen: Die Telefonie wählt nur, was Telefon ist, und der Postfach-Abgleich verknüpft über E-Mail. Eine Faxnummer ist deshalb kein Telefon.
• Mehrfach: Ein Feld nimmt einen Wert oder beliebig viele. In der Kontaktmaske steht der erste; weitere pflegen Sie in der Akte.
• Pflicht gilt beim Speichern. Kontakte, die es schon gibt, bleiben, wie sie sind – ein neues Pflichtfeld macht keinen bestehenden Kontakt unbrauchbar.
• Schlüssel: der technische Name, den Sie beim Anlegen vergeben. Er steht in CSV-Spalten und in Vorlagen ({{feld.vertragsnummer}}) und lässt sich später nicht mehr ändern – die Bezeichnung dagegen jederzeit.
• Stilllegen statt löschen ist der Regelfall: Das Feld verschwindet aus der Maske, die Werte bleiben. Löschen geht nur, solange kein Wert daran hängt.

Die Felder wirken überall: in der Kontaktmaske, in der Akte (dort lässt sich nach Feld gliedern), im CSV-Export und -Import (je Feld eine Spalte), in Mailvorlagen und in den Anreicherungsaufträgen.

Gruppen

Gruppen entscheiden, wer welche Kontakte sieht. Ein Kontakt gehört zu einer oder mehreren Gruppen; ein Benutzer sieht die Kontakte seiner Gruppen. Administratoren sehen alles. Beim Anlegen muss ein Benutzer ohne Verwaltungsrecht mindestens eine eigene Gruppe vergeben – sonst wäre der Kontakt für ihn selbst sofort unsichtbar. Die Gruppenseite zeigt je Gruppe die Mitglieder und die Kontaktzahl; „Gruppen ändern" in der Kontaktliste setzt viele Kontakte auf einmal um.

Import und Export

• CSV-Import: Datei wählen, Spalten zuordnen (die Anwendung rät aus den Überschriften – „Ansprechpartner", „Anrede", „E-Mail", „Telefon" werden erkannt), Vorschau prüfen, übernehmen. Vorhandene Kontakte werden über die Mailadresse erkannt und aktualisiert statt doppelt angelegt. Je Feld eine Spalte – auch für die Felder, die Sie selbst angelegt haben (siehe Felder). Mehrere Werte in einer Zelle trennt ein Semikolon. Eine leere Zelle ändert nichts; steht etwas darin, ersetzt es den bisherigen Inhalt dieses Feldes.
• VCF-Import: Visitenkarten aus Apple Kontakte oder anderen Programmen, mit derselben Zuordnung.
• Export: die sichtbaren Kontakte als CSV – oder nur die Exportmappe. Die Spalten sind dieselben wie beim Import: eine exportierte Datei lässt sich ändern und wieder einlesen, ohne dass Dubletten entstehen.

Benutzer und Rechte

Unter Benutzer (Seitenleiste, mit Verwaltungsrecht) legen Sie Konten an: Benutzername, Rolle (Benutzer oder Administrator), Rufnummer, Gruppen und Rechte. Rechte gibt es einzeln – Kontakte anlegen, ändern, löschen, exportieren; Recherche und Anreicherung; Anrufe; E-Mail benutzen, Konten einrichten, senden, Vorlagen für alle; Kalender – und als Stufen, die eine Auswahl auf einmal setzen: „Nur lesen", „Nur Pflege", „Pflege und Recherche", „Alles außer Verwaltung". Einige Rechte tragen eine Zahl: wie viele Anrufe oder Nachrichten je Stunde, wie viele Auswertungen. Leer heißt: Es gilt der allgemeine Wert aus den Einstellungen.

Allgemeine Einstellungen

Das Zahnrad in der Kopfleiste öffnet einen Dialog: links die Bereiche, rechts der gewählte. Jeder Benutzer findet dort seine eigenen Einstellungen; die Bereiche der Verwaltung sieht nur, wer das Recht dafür hat. Auf schmalen Schirmen klappt die Leiste über das Symbol links oben auf. Der Knopf Speichern unten nimmt alle geänderten Formulare mit – Listen wie Konten oder Vorlagen speichern jeden Eintrag in seinem eigenen kleinen Dialog.

Die eigenen

• Profil: Passwort ändern; Name, Rolle, Rufnummer und Gruppen stehen dort zum Nachsehen, ändern kann sie ein Verwalter. Auch die eigenen Rechte stehen hier.
• Darstellung: helles oder dunkles Thema – es folgt Ihnen auf jedes Gerät –, die Farben der Oberfläche (Akzent, Gefahr, Erledigt, Fällig, Sperre, je Thema ein Grundton, aus dem Karten, Linien und Schrift folgen, die Textfarben: Text, Überschriften, Nebentext, Platzhalter, Metadaten – und die Knöpfe „E-Mail schreiben", „Neuer Termin" und „Kontakt bearbeiten", samt ihren Sinnbild-Knöpfen im Postfach und im Kalender) und ob Verweise ins Internet in einem eigenen Fenster aufgehen. Ohne eigene Farbe gilt die des Unternehmens; Farben werden nachgeführt, damit sie lesbar bleiben.
• Meine Telefonie: die eigene Rufnummer und der Auslöser der Telefonanlage (siehe Telefonie). Leere Felder übernehmen den allgemeinen Wert; er steht als Platzhalter darin.
• E-Mail: Anzeige (Bilder, Vorschau, wann eine Nachricht als gelesen gilt, wie hoch eine aufgeklappte Nachricht geht), Konten, Vorlagen, Platzhalter und KI-Aufträge (siehe E-Mail).
• Kalender: Ansicht mit Zeitzone, der Ansicht beim Öffnen, dem ersten Tag der Woche und dem Arbeitstag; dazu Meine Kalender (anzeigen, Farbe, Standardkalender, Freigaben) und Apple-Konten (siehe Kalender).

Für alle Benutzer

Diese Bereiche sieht, wer das Recht „Einstellungen" hat. Hier steht, was für alle gilt:

• Farben: die Farben des Unternehmens – Akzent, Gefahr, Erledigt, Fällig, Sperre, je Thema ein Grundton, die Textfarben und drei Knöpfe. Sie gelten für jeden, der unter „Darstellung" keine eigene gewählt hat, und werden nachgeführt, damit sie lesbar bleiben.
• Google Maps und Das Örtliche: die Quellen der Recherche und ihre Zugänge.
• Branchen: die Liste der Branchen samt Synonymen, die die Recherche und die Kontaktliste kennen.
• Felder: welche Angaben ein Kontakt trägt (siehe Felder).
• KI-Anbieter: das Sprachmodell für Anreicherung, „Kontakt aus einer E-Mail" und die KI-Aufträge – samt Freigaben und Tagesbudget.
• Anreicherung: die Aufträge, mit denen das Sprachmodell Kontakte ergänzt.
• Telefonie: die Anlage – Kennungen, Nummernformat, Landesvorwahl, Anrufe je Minute. Wer nichts Eigenes einträgt, arbeitet mit diesen Werten.
• Kalender: Server und Abgleich.
• System: der Hintergrundlauf und die Zeile für den Zeitplan.
• Postfach abgleichen: in welchem Abstand HeyCRM nachsieht, was in den Postfächern gelöscht oder verschoben wurde – stündlich als Vorgabe, einstellbar zwischen fünf Minuten und einem Tag. Der Lauf holt dafür je Ordner die vollständige Nachrichtenliste; bei sehr großen Postfächern ist ein größerer Abstand schonender.

Datensicherung und Datenbank

Datensicherung (Kopfsymbol) legt die ganze Datenbank samt den Anhängen der Vorlagen als Archiv ab – von Hand oder selbsttätig – und spielt eine Sicherung auf Wunsch zurück; vorher entsteht eine Sicherung des aktuellen Stands. Sicherungen enthalten die verschlüsselten Zugänge der Postfächer; sie gehören nicht in fremde Hände. Datenbank öffnet für Administratoren einen direkten Blick in die Tabellen.

Eine Sicherung gehört dem Arbeitsbereich, der sie angelegt hat. Spielt man die eines anderen ein, fragt HeyCRM nach: Die Daten kommen vollständig herüber, die Postfach- und Apple-Passwörter nicht – sie sind mit einem Schlüssel versiegelt, den es hier nicht gibt. Sie werden geleert und sind danach neu einzutragen; welche Konten betroffen sind, steht in der Meldung.

Protokoll (Kopfsymbol, Recht „Protokoll") zeigt das Prüfprotokoll: Anmeldungen, Änderungen an Benutzern und Gruppen, Löschungen, gesendete Post, Zugriffe auf fremde und vertretene Postfächer – ein Tag je Ansicht, die neueste Zeile zuerst, mit Auswahl nach Benutzer und einer Suche in Ereignis und Detail. Hat ein Administrator in Vertretung gehandelt („Anmelden als"), stehen beide Namen in der Zeile; die Auswahl eines Benutzers zeigt auch, was andere in seinem Konto getan haben. Das Protokoll lässt sich nur lesen, nicht ändern; nach 90 Tagen räumt die Anwendung alte Tage von selbst weg.

Suche über alles und Tastenkürzel

Das Feld mit der Lupe in der Kopfleiste sucht in einem Zug in Kontakten, Nachrichten, Terminen, Aufgaben, Notizen und Gesprächsabschriften – je eine Handvoll Treffer in Gruppen. Ein Klick oder Enter öffnet den Fund: die Akte mit dem passenden Reiter, die Nachricht als Dialog über dem, was Sie gerade tun, den Termin im Kalender. Gefunden wird nur, was Sie ohnehin sehen dürfen.

Eine gefundene Nachricht öffnet sich dabei im gleichen Leser wie im E-Mail-Bereich – mit Antworten, Weiterleiten, Löschen, Spam, Markieren, Anhängen und dem Verweis in die Akte, nur als Dialog über dem, was Sie gerade tun. Als gelesen gilt sie wie im Postfach, nach der eingestellten Zeit.

• Strg+K (Windows) oder Cmd+K (Mac) holt den Fokus ins Suchfeld – von überall.
• Escape schließt Listen und Dialoge. Ein Klick neben einen Dialog schließt ihn nicht.
• Pfeiltasten, Enter, Tab in jedem Feld mit Vorschlägen.