Angebote, Verträge, Pläne – beim Kontakt, nicht im Dateichaos.

Orte und Ordner

• Gemeinsam — die Ablage des Unternehmens; wer das Recht hat, legt ab, benennt um und verschiebt.
• Meine — die eigene Ablage, die nur Sie sehen – was andere sehen sollen, ziehen Sie nach „Gemeinsam“.
• Akten — je Kontakt ein Ordner, der wie der Kontakt heißt und mit dem ersten Dokument entsteht; sichtbar, wer den Kontakt sieht.
• Favoriten und Zuletzt — der Stern merkt Ordner vor, „Zuletzt“ zeigt die 30 jüngsten Änderungen über alle Orte.
• Liste oder Symbole — Bilder als Vorschau, alles andere mit seinem Sinnbild.

Ablegen

• Ziehen — Dateien und ganze Ordner aus Finder oder Explorer auf die Liste, einen Ordner oder einen Ort; das Ziel färbt sich.
• Große Dateien — gehen in Stücken hinauf und setzen nach einem Abbruch an derselben Stelle fort; die Leiste zeigt den Fortschritt.
• Gleicher Name — „Ersetzen“ legt eine Version an, „Beide behalten“ legt daneben ab, „Überspringen“ lässt aus – für den ganzen Schub auf einmal.
• Aus der Post — „Ablegen …“ an einem Anhang legt ihn in die Dokumente, aus dem Chat des Agenten ebenso.
• Vom Telefon — Kamera und Fotos stehen beim Hochladen bereit.

Arbeiten und Nachsehen

• Betrachter — PDF, Bilder, Text, Tabellen, Aufnahmen, Filme und Word-Dokumente öffnen im Fenster, mit Zoom und Suche.
• Suche im Inhalt — findet, was im Dokument steht – in Text, Word, PowerPoint, OpenDocument und PDF; der Treffer zeigt den Ausschnitt.
• Versionen — jede Version mit Zeit, Person und Größe; wiederherstellen legt eine neue Version mit dem alten Inhalt an.
• Kommentare, Schlagworte, Verlauf — Kommentare zur Version, bis zu 20 Schlagworte, und wer wann was getan hat.
• Verwendung — woran das Dokument hängt – Akten, Vorlagen, E-Mails, Chats; hier verknüpfen Sie Akten.
• Tasten und Rückgängig — wie im Finder: Pfeile, Enter, F2, Entfernen; Umbenennen, Verschieben und Löschen zehn Sekunden lang zurücknehmbar.

Zugriff und Sicherheit

Was jemand darf, steht in seinen Rechten. Wo er es darf, steht am Ordner – es gilt das Kleinere von beiden.

• Stufen je Ordner — ansehen, ablegen, bearbeiten, verwalten – für Benutzer und Gruppen; ohne eigene Rechte erbt ein Ordner vom Ordner darüber.
• Papierkorb — Gelöschtes bleibt 30 Tage wiederherstellbar, danach ist es weg; wer darf, löscht sofort.
• Leseprotokoll — auf Wunsch steht im Verlauf, wer ein Dokument angesehen oder heruntergeladen hat.
• Dateisicherung — die Dokumente gehen in die Datensicherung des Unternehmens, in Teilen einstellbarer Größe.
• Der Agent liest mit — nur was Sie ihm geben – ein Dokument im Chat, oder auf Frage aus der Ablage, mit Ihren Rechten (Paket KI).